Retour sur notre dernier séminaire : un déroulé complet dédié à l’innovation collaborative

guide de survie aux réunions

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C’est grâce à notre sondage que nous avons eu l’idée de vous écrire cet article. Eh oui, vous avez été plusieurs à nous demander de vous faire régulièrement des retours d’expériences de nos animations, et bien c’est ce que nous allons faire tout de suite, maintenant. C’est parti !

Quel était le contexte ?

Notre client était une entreprise de 800 personnes, pleine d’envie prenant franchement la voie de l’agilité et de l’entreprise collaborative. À l’occasion de son séminaire annuel, l’objectif de la direction générale était de mettre à contribution l’intelligence collective, et de faire expérimenter à ses collaborateurs des outils concrets d’innovation collaborative.

L’enjeu de ce séminaire était donc double, non seulement faire réfléchir les personnes sur de véritables questions de fond mais également leur faire toucher du doigt des outils pragmatiques qu’ils pourraient utiliser post-séminaire.

Nous avions 4 questions concrètes (challenges d’innovation) travaillées en amont avec le client à soumettre aux collaborateurs. Chaque question commençait volontairement par : Comment pourrions nous…? Une formulation que les designers aiment bien utiliser lorsqu’il pose un challenge d’innovation issue de la phase d’observation d’un contexte. Exemple : Comment pourrions-nous réinventer notre espace en agence pour fluidifier le processus d’accueil (cela peut s’appliquer aux agences bancaires, immobilières, loueurs de voiture etc…).

Pour ce séminaire, nous avions un groupe de 110 personnes (et oui c’est beaucoup :o) comprenant des clients invités. Et là, nous avions un excellent indicateur de la maturité de l’entreprise. En effet, ouvrir son séminaire à ses clients, ce n’est pas facile mais sacrément intelligent, quoi de mieux que de réfléchir à des problématiques qui concernent les clients avec les clients eux-mêmes. C’est un autre principe que l’on retrouve dans le design thinking et plus globalement dans les démarches d’innovation ouverte.

Qu’avons nous fait ?

La difficulté lorsque le groupe est conséquent est d’avoir une force de frappe suffisante en termes de facilitateurs. 2 options s’offraient à nous, soit nous mobilisions des facilitateurs WORKLAB, soit nous formions des collaborateurs internes à la facilitation. Nous avons pris la 2ème option, dans ce cas l’avantage est double, non seulement ça nous assure de pouvoir faire plusieurs groupes avec des interactions facilitées, mais aussi de commencer à fédérer un véritable réseau de prescripteurs internes des méthodes collaboratives.

Il y a tout de même un risque majeur dans ce genre de cas, c’est d’avoir des facilitateurs ne maitrisant pas suffisamment les méthodes et n’adoptant pas la posture d’objectivité que l’on demande lorsque l’on fait de la facilitation. Pour pallier à cela, nous avons formé sur 1 journée ces collaborateurs-facilitateurs (12 au total) aux méthodes de facilitation utilisées pendant le séminaire, et plus largement à la facilitation de groupe. Cette formation était financée par le budget formation de l’entreprise.

Nous avions donc la force de frappe pour animer 12 groupes de 8 à 9 personnes, ce qui nous assurait des interactions de groupes de qualité. Pour notre part, nous étions 2 WORKLAB, 1 facilitateur en animation globale expliquant les consignes et 1 facilitateur tournant sur les groupes pour apporter un support aux facilitateurs en herbe.

Passons au déroulé heure par heure :

Début à 9h : distribution des badges donnant l’indication des groupes et tables

9h30 – 9h40 : introduction du DG

9h40 – 10h40 : conférence inspirante. Je vous rappelle, nous étions sur un séminaire dédiée à l’innovation participative. Il nous était donc nécessaire d’ouvrir les chakras des collaborateurs, une ouverture sur le monde nécessaire pour créer les conditions de la divergence, chère à la créativité

10h40 – 11h10 : séance de questions / réponses. Grâce à la catchbox, nous avons animé de façon dynamique cette partie.  Si vous ne connaissez pas la catchbox, regarder la vidéo ci-dessous,  vous pouvez nous croire ça libère vraiment la parole et désacralise ce moment pénible de la 1ère question !

11h10 – 11h15 : Présentation par bibi du programme de la journée.

11h15 – 11h20 : mouvement du groupe vers les 12 tables. Ah, est-ce que vous comptez vraiment ces temps cachés qui se multiplient pendant la journée ? NON ? c’est une erreur surtout lorsque le groupe est grand, ne sous-estimez pas l’inertie d’un groupe… c’est comme ça que le temps dérape et que le timing n’est pas maitrisé.

11h20 – 11h50 : Entrée dans la partie des facilitateurs avec un 1er brainstorming comme une entrée en matière à la réflexion de l’après midi. L’idée était aussi que les membres de chaque groupe découvre les personas que nous avions préparés en amont. Ces personas représentaient des clients types de l’entreprise, l’objectif était d’orienter la réflexion créative des collaborateurs pour les 4 questions posées l’après-midi.

11h50 – 12h : mouvement du groupe vers le déjeuner

12h – 13h20 : Déjeuner

13h20 – 13h50 : Chamallow challenge (cliquez pour voir les règles) Avec cet icebreaker de début d’après midi, le but était de redynamiser les participants en leur proposant un challenge mobilisant à la fois leur créativité mais également leur esprit d’esprit d’équipe. À ce stade de la compétition, les participants étaient ventilés en 12 groupes. Temps de jeu de 20 minutes avec un temps de débriefing de 10 minutes toujours facilité grâce à la catchbox.

13h50 – 14h30 : 1ère étape de notre marathon créatif. A partir des personas (cliquez pour voir de quoi il s’agit), l’objectif était de faire générer des idées aux participants à partir d’une des 4 questions posées (challenge d’innovation) (12 groupes – 4 challenges d’innovation – 3 groupes traitant le même challenge)

14h30 – 14h40 : priorisation des idées avec le dotvoting pour ne retenir qu’une idée.

14h40 – 15h30 – 2ème étape du marathon créatif. Le but était de creuser l’idée retenue avec le lean canvas, un outil génial pour décrire une idée de produit ou de service de matière synthétique. Le lean canvas n’est pas outil forcément facile à appréhender, mais nos facilitateurs je vous rappelle avaient été formés par nos soins, ils étaient donc chargés d’expliquer assez succinctement à leur groupe le principe du lean canvas avant qu’ils ne se lancent dessus. Pari réussi puisque les facilitateurs ont parfaitement joués leur rôle de pédagogue. Les groupes ont donc pu décrire leur idée à partir des lean canvas que nous avions imprimés en A0.

lean canvas

15h30 – 16h15 : 3ème étape du marathon créatif. Sur cette séquence, l’objectif était que les participants formalisent visuellement leur idée en créant une affiche publicitaire de leur idée. Ils devaient reprendre toutes les éléments travaillés grâce au lean canva : la propositions de valeur, les clients cibles, la problématique adressée, l’avantage concurrentiel, un slogan, etc…

16h15 – 17h15 : on arrive à la conclusion de ce séminaire. Notre objectif était de terminer en apothéose en proposant une pitch academy. Après les différentes séquences de l’apres-midi qui avaient permis au groupe d’arriver à générer une idée construite en partant d’un challenge d’innovation, l’enjeu était que chaque groupe pitche son idée pour la vendre au reste des participants.

Nous avons donc organisé une session de 12 pitchs pour les 12 groupes présents. Les groupes passaient à tour de rôle pour pitcher leur idée et je vous le rappelle, 3 groupes traitaient le même challenge. Aussi après les 3 pitchs d’un challenge, nous avons organisés un sondage grâce à l’outil Kahoot pour élire le pitch préféré des participants.

Et voilà !

Combien de temps avons-nous passé à la préparation de ce séminaire ?

Pour ce séminaire, nous avons passé 3 jours de préparation comprenant :

  • La préparation de la formation des facilitateurs internes
  • les aller/retour pour définir les challenges d’innovation et les personas
  • Les différentes itérations pour la préparation du déroulé global puis détaillé
  • la revue des éléments logistiques
  • la préparation matérielle (0,5j)

Envie que nous animions votre prochain séminaire, contactez-nous !

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