Cadeau ! Le déroulé complet de notre dernier séminaire

guide de survie aux réunions

Recevez un extrait de notre guide de survie aux réunions pour transformer vos réunions en moments funs et productifs !

Allez aujourd’hui pour cet article, c’est un petit cadeau que vous nous offrons puisque nous vous donnons tout simplement le déroulé d’un de nos derniers séminaire.

Mais pour commencer laissez-nous vous donner quelques éléments de contexte en répondant aux questions ci-dessous. Questions, que vous devez normalement poser à votre commanditaire lorsqu’il s’agit d’organiser un tel évènement.

Quelle était la demande  ?

Quel était le contexte de ce séminaire ?

Une entreprise qui suite au regroupement de plusieurs régions doit elle-même suivre cette logique de fusion. La nouvelle organisation est la réunion de 3 structures auparavant autonomes, avec des identités différentes, des outils différents, une culture différente…pas simple donc !

Quel était l’objectif du séminaire ?

Cette fusion, comme toute fusion rencontre une forte résistance au changement répondant à des peurs, des craintes, des zones d’incertitude. Le premier objectif de ce séminaire était donc de commencer à créer une culture commune, faire en sorte que les collaborateurs évoluent ensemble autour d’objectifs communs, et qu’ils prennent plaisir à partager ensemble pendant cette journée placée sous le signe de la co-construction.

Si vous lisez entre les lignes, nous n’avions pas d’objectifs de livrables clairement identifiés, pour autant nous avons mis un point d’honneur pour que les participants ne passent pas uniquement un bon moment mais qu’ils ressortent aussi avec une production concrète. Après tout, si nos commanditaires souhaitaient juste qu’ils soient contents nous les aurions volontiers orientés sur une expédition à Disneyland.

Combien de participants ?

Il y avait 60 personnes de prévues dont 35 issues d’une des 3 structures.

Quel était la durée exacte du séminaire ?

Nous devions commencer à 9h et terminer à 16h : petite journée donc…pas facile avec 60 personnes.

Où se déroulait ce séminaire ?

Les conditions étaient idéales puisque nous avions une salle de 130 m2, parfaite pour des travaux en sous-groupe et élément indispensable pour faciliter un groupe de 60 personnes.

Alors, qu’avons-nous proposé comme déroulé ?

Comme dit plus haut, la commande était claire : commencer à créer une culture commune, que les gens prennent plaisir à être ensemble toute une journée, et tenter d’évacuer au maximum les peurs des collaborateurs.

Voilà ce déroulé heure par heure avec les différentes séquences et nos commentaires :

9h – 9h20 : Introduction de la direction

Figure imposée mais nécessaire, il était indispensable de poser le cadre de ce séminaire et donner le ton de la journée. À ce titre, veillez à bien vous synchroniser avec les intervenants pour garantir un temps parole court mais impactant.

9h30 – 9h50 : le quizz kahoot

Première séquence de la journée, l’objectif était ici de commencer par un icebreaker très ludique : nous avons donc proposé un quizz. Pour cela, nous avons utilisé kahoot, un outil gratuit et vraiment d’enfer, nous vous en avions d’ailleurs déjà parlé dans cet article. Le quizz portait sur des questions de culture générale sur la nouvelle région.

9h50 – 10h20 : le chamallow challenge

Pour ancrer le ton de la journée, nous voulions mettre l’accent sur le jeu. Mais le jeu pour le jeu n’avait aucun sens. Il était donc indispensable de proposer une phase de débrief après la séquence pour que les participants tirent eux-mêmes les enseignements de cette expérience ludique. Nous avons donc fait un chamallow challenge qui se prêtait parfaitement à cet objectif. Le chamallow challenge est certes très ludique mais non dénoué de sens puisqu’il est possible de passer de nombreux messages hyper intéressants. Vous pouvez lire les règles du chamallow challenge dans cet article.

Comme nous étions 60 personnes, nous avons découpé le groupe de 60 en 7 équipes d’environ 8 personnes, chacune d’entre elles avaient exactement 14 minutes pour réaliser sa structure en spaghettis. Nous avons ensuite réalisé un débrief de 15 minutes. Petit rappel de bon sens, sur ce temps de débrief, il est primordial de laisser réagir les participants afin qu’ils tirent eux-mêmes les enseignements.

10h20  – 11h15 – Le jardin des idées

Après 2 séquences très ludiques, nous voulions proposer une phase plus « sérieuse » pour faire produire les participants. L’objectif était ici de leur demander de générer des idées concrètes d’actions qu’ils pourraient proposer pour mettre en oeuvre le « mieux travailler ensemble ». Pour cela, nous avons fait un jardin des idées dont le principe est de poster sur des arbres (arbre imprimé sur un poster A1) des feuilles (post-it) sur lesquelles les participants notent leurs idées d’actions.

Encore une fois, comme nous étions 60 personnes, nous avons proposé plusieurs arbres répondant à 5 sous thématiques. Ce principe a permis au groupe de circuler librement sur les arbres sans que cela ne créé des effets de foule. Sur un temps d’environ 40 minutes, les participants ont donc posté des idées sur les arbres, suite à cela nous avons réalisé un débrief de chaque arbre. Afin de maîtriser le timing, nous avons pris le parti de commenter nous même chaque arbre en faisant réagir le groupe à chaque fois.

11h15 – 12h30 – Le totem

Deuxième séquence ludiquement sérieuse de la journée. Comme évoqué au début de cet article, cette entreprise est en pleine fusion, il nous paraissait donc extrêmement important de les faire réfléchir sur les valeurs de la nouvelle organisation. En effet, le système de valeurs d’une entreprise est ce qui doit fédérer les collaborateurs, clé de voûte pour créer une culture commune. Mais nous ne souhaitions pas tomber dans quelque chose de trop sérieux, c’est pourquoi nous avons fait un atelier totem. Dans différentes sociétés traditionnelles dans le monde, le totem est un objet rituel, qui peut servir comme emblème d’un groupe de personnes comme une famille, un clan ou une tribu. Nous avons utilisé cette analogie pour faire créer à chaque équipe (toujours 7 groupes) un totem composé de 2 boites de cartons superposées. Chaque face avait une signification bien précise : 1 face pour identifier 4 valeurs communes, 1 face pour les enjeux de la nouvelle organisation, 1 face pour ses missions à venir, 1 face pour le slogan de l’entreprise.

12h30 – 14h : déjeuner

14h – 15h45  – Le world café

On vous l’avait dit, on peut générer du plaisir chez les participants tout en les faisant produire. Et ce que nous avons fait, en leur proposant un world café, idéal pour faire travailler un groupe de 60 personnes. Nous avons gardé nos 7 équipes, avec un hôte de table auto-désigné dans chaque équipe. Grâce à ce world café, nous avons adressé une thématique globale, traité à l’aide de 3 questions successives en entonnoir (question qui resserre la thématique à traiter) à raison d’un round de 20 minutes par question, avec un round de synthèse de 20 minutes.

Voilà un déroulé sympa mixant du ludique et du sérieux

Passer un bon moment en séminaire ne signifie pas systématiquement avoir des personnes contentes, il est aussi possible de profiter de toute l’intelligence collective réunie au même endroit au même instant pour faire produire les participants de manière ludiquement sérieuse !

Et celui-ci, vous l'avez lu ?

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1 commentaire

  1. Merci de ce partage

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