Comment hacker le déroulé de votre prochaine réunion de service ?

guide de survie aux réunions

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Dans la série des passages obligés, voilà bien une réunion qui peut vite se transformer en instrument de torture.

Le contenu des réunions de service dépend forcément du service et de l’entreprise. Nous vous proposons donc ici un exemple mais à vous de l’adapter à votre contexte.

Animation réunion de service

1 – La séquence d’informations descendantes

Pour la séquence d’information descendante (vous savez le moment où l’on vous donne des infos sur l’entreprise en général et votre entité en particulier) utilisez le mind mapping. Vous présentez l’information de façon plus claire et plus visuelle mais vous faites aussi d’une pierre 2 coups. Votre support de présentation devient également votre support de compte rendu lorsque vous venez enrichir la carte mentale durant la réunion.

2 – Le pecha kucha 

Lorsqu’un collaborateur doit faire un retour d’expérience, utilisez le pecha kucha pour rendre la présentation plus percutante et plus vivante…

OK !

Vous venez de lire cette phrase est la question est : Mais c’est quoi le pikatchu pecha ? ou plus plutôt le Machu Picchu ? ou peut être le pecha kucha 🙂

Réponse :

Tout droit venu du Japon, le Pecha Kucha (qui signifie bavardage au pays du soleil levant) est à l’origine un exercice proposé aux designers nippons pour présenter leur travail à travers 20 images affichées à l’écran pendant 20 secondes chacune.

L’idée est donc de reprendre ce principe pour construire des présentations composées uniquement de photos ou d’images. L’utilisation de visuels rend le discours plus percutant et marque les esprits. On retiendra mieux les éléments partagés. De plus on évite ainsi les redondances entre ce qui est écrit et ce qui est dit par l’orateur. Enfin construire sa présentation uniquement à travers des images pousse l’orateur à penser différemment et à aborder les problématiques sous un angle nouveau.

Pour gouter à la véritable saveur d’un Pecha Kucha, je vous encourage à vous rendre à une Pecha Kucha night organisée dans votre ville : http://www.pechakucha.org

3 – Le tour de table au format stand-up

Pour faire le tour de l’activité de chacun et encourager la solidarité dans l’équipe abusez du stand up : simple, efficace, c’est le meilleure moyen d’empêcher que le tour de table s’éternise. Selon la fréquence de la réunion de service et les besoins de l’entité il est important de se poser la question sur le niveau de détail nécessaire. Chacun doit avoir une vision suffisante de l’activité des membres de l’équipe sans pour autant retomber dans un reporting détaillé et inutile.

Le stand-up en quelques mots :

Le stand up, c’est un point de synchronisation debout entre différents participants, réalisé de manière régulière et dans un format court. Cette pratique trouve son origine dans la gestion de projet agile et tout particulièrement dans la méthode SCRUM. Et effectivement elle est redoutablement efficace pour faire circuler l’information au sein d’une équipe projet. Mais ce qui est vrai pour une équipe projet l’est également pour une équipe tout court (qu’elle fonctionne en mode projet ou pas).

4 – Le jeu de la perfection 

Et pourquoi ne pas redonner l’initiative à l’équipe et profiter de la réunion de service pour faire plancher les collaborateurs sur l’amélioration du fonctionnement de l’entité en utilisant un jeu de la perfection ? Identifiez plusieurs thématiques, plusieurs axes d’amélioration et laissez l’équipe évaluer le fonctionnement actuel et trouver des pistes d’amélioration.

Le jeu de la perfection en quelques lignes :

Il s’agit ici d’évaluer la problématique à traiter sous différents aspects en s’astreignant à envisager les points positifs et en positionnant les participants dans un état d’esprit constructif. Vous devez au préalable identifier les axes à traiter et pour chacun d’eux pré-renseigner une feuille de paperboard sur laquelle chaque participant viendra évaluer cet axe et livrer ses propositions d’amélioration.

5 – Le fil des engagements 

Enfin avant de conclure, pour que toutes ces bonnes idées d’amélioration ne restent pas lettres mortes, un fil des engagements grâce auquel chacun s’engage à mettre en œuvre une première action d’amélioration.

Retrouvez ce déroulé et bien d’autres encore dans notre livre :

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