Avez vous toute l’attention de vos participants lors de vos réunions ?

guide de survie aux réunions

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C’est avec un plaisir non dissimulé que nous accueillons de nouveau Kervin, pour un article invité. Il nous avait déjà fait son retour d’expérience sur le dernier TEDx auquel il avait eu le plaisir d’assister. Kervin est de retour avec un article sur un tout autre sujet, lisez la suite…
En réunion, la moitié des participants consultent leur mobile, tandis que l’autre moitié utilise une tablette ou un pc portable:
  • – parce que tu comprends, moi je dois traiter pleins d’urgences…

ou alors

  • – oui mais, j’arrive très bien à faire les 2 en même temps. au fait elle parlait de quoi la réunion ?
Certains ont retiré les tables de leurs salles de réunion, d’autres ont mis des affiches partout avec un téléphone avec un sens interdit (comme dans le TGV) et font la chasse au portable.
La conséquence, c’est que les participants développent des stratégies de contournement, telles que le ‘portable dans le sac à main ouvert’ , les mails imprimés avant la réunion, et bien d’autres.
Ne vous battez plus !
Il existe des outils pour tirer partie de la situation. Certains éditeurs ont fait le même constat que vous et ont trouvé une alternative : Les participants sont accaparés par leurs appareils pour rester connectés :
Et si on utilisait leur écran pour maintenir leur attention ?
Il existe donc des outils qui permettent d’allier l’animation de la réunion et la présence de tous nos gadgets. ils sont faciles et rapides de prise en main, permettent de créer des quizz, des sondages, des tendances et plein d’autres activités communes.
Ils s’affranchissent également des contraintes techniques, car il n’y a pas d’installation à faire, tout passe par un navigateur.
Le principe est le suivant :
  1. vous créez votre événement/questionnaire/sondage
  2. lors de votre réunion, vous activez votre questionnaire et obtenez un code
  3. les participants se rendent à une adresse internet spécifique et saisissent le code
  4. sur l’écran principal que vous projetez, vous et le public voyez les interactions

Kahoot

Le premier site dont nous allons parler est Kahoot. Il permet des quizz avec un système de points et des sondages. Facile de prise en main, il propose que votre création soit privée ou publique. Le questionnaire n’est pas actif tout le temps, les participants doivent saisir un code pour accéder à la session. Ce code n’est disponible que lorsque le créateur du quizz le déclenche. Donc après l’événement, le quizz n’est pas rejouable ou consultable.
En fin de quizz, les scores finaux s’affichent et il est demandé aux participants de donner leur avis par le biais d’une note. Kahoot est en Béta au moment de la rédaction de cet article, donc il faut s’attendre à plein de nouvelles fonctionnalités en perspective et peut être une version payante.
Plus d’infos :  https://getkahoot.com/
La page d’accueil des participants https://kahoot.it/#/

sli.do

Un autre outil, sli.do permet d’animer une séance de questions /réponses interactive. Les participants sont invités à saisir un code donné par l’animateur afin de rejoindre la discussion. Ils peuvent donc saisir une question, ou voter (liker) les questions déjà posées. Cette solution est très pratique car les plus timides peuvent participer et les bavards ne monopolisent pas l’attention. On s’affranchit également des problèmes de micros qui fonctionne pas ou d’hôtesse qui ne vous voit pas, malgré les bonds que vous faites pour réclamer la parole.
Sur l’écran principal les participants voient les 5 premières questions (celles qui ont le plus de like) ainsi que la dernière qui vient d’être posée.
A la fin de l’événement, vous pouvez posez 3 questions à l’auditoire : idéal pour un perfection game.
Après l’événement, le fil de discussion reste consultable, ce qui est un vrai plus.
Votre événement reste public dans la version gratuite, ce qui peut poser problème si vous êtes dans certains domaines où les sujets sont sensibles.
Pour aller plus loin, il existe une version payante, pour disposer d’options comme la confidentialité de l’événement, la modération des questions ou poser plus de questions à la fin.
Sli.do, propose d’autres interactions sympas comme les tweets lors de l’événement.
Plus d’infos sur https://www.sli.do/
un exemple de discussion lors d’un événement :
Nos deux premiers exemples sont gratuits, et un peu en anglais. Si ce dernier point vous effraie, n’hésitez pas ! Une bonne partie est traduite en français et les quelques expressions d’Outre Manche passent très bien dans Google traduction.

Klaxoon

Le dernier outil dont nous allons parler est Klaxoon. Il est payant, et en français.
Il propose des options très intéressantes comme du travail collaboratif, un fil de discussion, des tendances, et 17 autres façons travailler. L’option tendance permet d’obtenir un nuage de tag en temps réel en fonction des propositions des participants : bluffant pour savoir ce que pensent collectivement les participants d’une réunion ou d’une conférence.
A ce stade je vais donner un exemple parce que je sens que ce n’est pas forcement très clair.
Imaginez que vous posiez une des questions suivantes à l’assemblée :
– Quelles sont les valeur de notre entreprise ?
– Quelle est la plus grande qualité de notre service ?
– Quelle est la première attente de nos clients ?
– Quelle est la première qualité de ce blog ?
Et sous vos yeux ébahis, vous voyez des mots s’afficher, et certains vont grossir par rapport aux autres et ainsi représenter la tendance de l’auditoire, et sa vision de la question.
Une autre option que propose cet outil est une box qui fourni un accès wifi autonome pour les participants (jusqu’à 40), qui permet de passer outre les contraintes techniques comme de longues heures de négociations avec l’administrateur réseau pour qu’il ouvre un tantinet son firewall, ou l’animation d’un sémiaire dans la Creuse sans Wifi. Autre avantage, les participants ne peuvent surfer que sur votre sondage ! Bon d’accord, c’est pour leur bien !
Plus d’infos sur https://klaxoon.com
il existe de nombreuses autres solutions, car c’est une vrai tendance. Pour n’en citer que quelques autres, voici 3 autres outils de sondage : AnswerGarden (affiche les réponses sous forme d’un nuage de tags), Mentimeter, VoxVote.
Dans les outils payants, On peut citer également Panelsensor, Pigeonhole Live et Feedbackr (à noter, une offre « education » gratuite est disponible)
En résumé, les manières de travailler ensemble ne cessent d’évoluer, et il existe des outils pour s’adapter aux nouvelles contraintes. Cette démarche est une belle illustration de ce que nous appelons un pivot : Vous avez une situation avec des contraintes ? Plutôt que les subir et vous épuiser, posez vous la question suivante :
– Comment allez vous composez avec vos contraintes et finir par en faire un avantage ?
Bonne lecture

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1 commentaire

  1. Merci pour la présentation de ces 3 outils. Il est vrai que les bénéfices d’une réunion peuvent être réduits à néant par la présence des écrans. Il faut attirer l’attention des participants et les faire participer aux échanges d’une manière ou d’une autre… Les solutions apportées ici peuvent aider !

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