Comment animer une réunion entre 2 équipes qui ont du mal à collaborer ?

guide de survie aux réunions

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Attention, ce que vous vous apprêtez à lire est tiré du guide de survie aux réunions, à consommer sans modération !

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La plupart des entreprises sont empêtrées dans une organisation en silo où chaque entité doit collaborer avec les autres pour atteindre un objectif commun.

Oui mais voilà, collaborer avec d’autres équipes ce n’est pas si simple.

Qui ne s’est jamais surpris à pester contre une entité qui ne comprend rien à ses besoins et ses impératifs. Qui n’a jamais remis en question la bonne volonté d’une autre équipe quand il s’agissait d’être réactif pour respecter ses délais. Pourtant de la qualité de la collaboration dépend la réussite du projet voire de l’organisation.

Voilà donc un exemple de réunion qui devrait mettre de l’huile dans les rouages et aider à mieux se comprendre :

animation réunion

L’objet évocateur 

Il faut tout d’abord exprimer l’émotionnel. Il y a souvent dans ce genre de situation des non dit et de l’émotion latente. Utilisez un objet évocateur pour libérer la parole et désamorcer les tensions.

Les règles du jeu en quelques mots 

Au démarrage de la réunion, chaque participant va choisir une image parmi une bibliothèque d’images proposée. Il se présente alors à travers cette image en expliquant pourquoi cette image lui correspond ou correspond à son état d’esprit du moment. Utiliser des images pour s’exprimer permet de libérer la parole et d’apporter un éclairage différent.

On pourra également utiliser un objet évocateur. Il faut dans ce cas au préalable demander à chaque participant de venir avec un objet lui correspondant. Les participants expliquent alors pourquoi ils ont choisi cet objet pour se présenter. Le choix de l’objet ou de l’image peut également être lié au sujet traité lors de la réunion. Il s’agit alors de partager avec le groupe en quoi l’objet ou l’image représente la problématique ou le sujet traité du point de vue du participant.

Le 4×3

Forcez les équipes à être positives. Utilisez un 4×3 pour positionner chaque équipe dans la peau d’une agence de com chargée de faire la promotion de l’autre équipe. C’est un très bon exercice d’empathie.

Les règles du jeu en quelques mots

Vous avez fait passer vos messages, les participants ont bien pris connaissance de l’information que vous vouliez transmettre mais maintenant une question prégnante vous taraude : à la sortie de la réunion, qu’auront-ils réellement retenu ?

Dans le cas d’une réorganisation ou d’une orientation stratégique, vous aurez peut-être envie qu’ils deviennent eux même des sponsors de cette nouvelle orientation pour qu’ils puissent démultiplier l’information. Et bien c’est très simple, vous n’avez qu’à transformer vos participants en publicitaires.

Après la phase d’information descendante, proposez-leur de devenir une agence de communication qui aura la lourde tâche de vendre la nouvelle stratégie ou la nouvelle organisation à l’ensemble de l’entreprise. Vous demanderez à chaque groupe de réaliser une affiche publicitaire qui devra assurer la promotion de la nouvelle orientation en utilisant le matériel à leur disposition. Un rapporteur est nommé dans chaque groupe. Pour structurer les livrables produits vous pouvez ajouter des contraintes :

votre affiche doit comporter :

  • un titre
  • un slogan
  • 3 points forts

Le speed dating

Enfin faites un speed dating pour que les collaborateurs apprennent à se découvrir et à se connaître.

Les règles du jeu en quelques mots

Souvenez vous de la loi de Parkinson. Une réunion c’est un peu comme un gaz nalement, elle a tendance à occuper tout le temps disponible. Et bien l’inverse est vrai. Moins on lui alloue de temps et plus on la “compresse” pour aller à l’essentiel. C’est fort de ce constat que le speed meeting a été inventé.

Toute entreprise qui se respecte a instauré des points seul à seul entre le collaborateur et son manager. On peut les appeler points bilatéraux (bilat pour les intimes) ou encore one to one (OTO si l’on veut être vraiment cool). Pour le manager ces points sont à la fois primordiaux pour garder une proximité avec le terrain et à la fois chronophage dès lors que l’équipe excède un certain nombre de personnes.

Et bien faites du speed meeting. Le manager accorde à tous ses collaborateurs 7 minutes une fois par semaine. Durant les 7 minutes le collaborateur échange avec son manager sur son avancement et les dif cultés qu’il rencontre.

En complément à ces points synthétiques, le manager pourra réserver une plage de temps plus longue qu’il utilisera si besoin pour traiter les problématiques plus lourdes qui auraient été identi ées avec un ou plusieurs de ses collaborateurs.

L’expérience montre que ce créneau supplémentaire est rarement utilisé car malgré ce que l’on pourrait penser, on peut échanger beaucoup de choses en 7 minutes. Le speed meeting est un excellent exercice de synthèse qui pousse à aller à l’essentiel et qui, parce qu’il est régulier, permet un suivi de l’activité au plus près. C’est là aussi une façon d’autonomiser les équipes qui ne peuvent plus s’appuyer entièrement sur le manager pour décider.

Le manager devient un manager facilitateur, un manager coach qui accompagne ses collaborateurs, les aide à résoudre leurs problèmes mais ne le fait par pour eux.
Bien sûr, la durée de 7 minutes est une indication. Le plus important encore une fois est d’adapter cette pratique au contexte, aux besoins de l’activité et surtout de régulièrement la remettre en question pour l’améliorer.

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